उत्तर:

भूमिका           

भारत में राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र (एनआईसी) द्वारा शुरू की गई ई-ऑफिस प्रणाली, डिजिटल इंडिया कार्यक्रम का एक अभिन्न अंग है। इसका उद्देश्य सरकारी कार्यालयों को पारंपरिक कागज-आधारित कार्यालय प्रक्रियाओं से आधुनिक, डिजिटलीकृत और कागज रहित प्रणाली में परिवर्तित करके एक सरल, उत्तरदायी, प्रभावी, जवाबदेह और पारदर्शी कार्य प्राप्त करना है।

मुख्य भाग

भारत में ई-ऑफिस प्रणाली के उद्देश्य

• उन्नत दक्षता: ई-ऑफिस प्रणाली का उद्देश्य सरकारी प्रक्रियाओं और निर्णय लेने की गति और गुणवत्ता में सुधार करना है। उदाहरण के लिए, ई-ऑफिस प्रणाली ने विदेश मंत्रालय को पासपोर्ट आवेदनों को तेजी से और अधिक सटीकता से संसाधित करने में सक्षम बनाया है।
• कागज रहित शासन: ई-ऑफिस प्रणाली कागज के उपयोग को उल्लेखनीय रूप से कम करके एक सतत वातावरण में योगदान करती है । उदाहरण के लिए, ई-ऑफिस प्रणाली ने प्रति वर्ष टन कागज की बचत की है।
• सुरक्षित तंत्र- ई-ऑफिस प्रणाली डिजिटल उपायों के माध्यम से संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करती है। उदाहरण के लिए, ई-ऑफिस प्रणाली डेटा सुरक्षा और प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए एन्क्रिप्शन, डिजिटल हस्ताक्षर और बायोमेट्रिक प्रमाणीकरण का उपयोग करती है ।
• पारदर्शिता और जवाबदेही: ई-ऑफिस प्रणाली सरकारी कार्यप्रणाली को अधिक पारदर्शी और अधिकारियों को अधिक जवाबदेह बनाने का भी प्रयास करती है। उदाहरण के लिए: ई-ऑफिस प्रणाली ने जनता को आरटीआई ऑनलाइन पोर्टल के माध्यम से विभिन्न योजनाओं और परियोजनाओं पर जानकारी प्राप्त करने की अनुमति दी है ।

ई-ऑफिस प्रणाली की मुख्य विशेषताएं

• फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली (ई-फ़ाइल): यह सुविधा मंत्रालयों और विभागों को इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने और प्रबंधित करने में सक्षम बनाती है, जिससे सूचना का निर्बाध प्रवाह सुनिश्चित होता है। उदाहरण के लिए, ई-फ़ाइल सुविधा ने प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग को लाखों शिकायतों को ऑनलाइन संभालने में मदद की है ।
• ज्ञान प्रबंधन प्रणाली (केएमएस): यह सुविधा सर्वोत्तम प्रथाओं, परिपत्रों और अन्य दस्तावेजों के भंडार के साथ कर्मचारियों के बीच ज्ञान साझा करने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए: KMS सुविधा ने विभिन्न मंत्रालयों और विभागों के बीच COVID-19 दिशानिर्देशों और सलाह के प्रसार की सुविधा प्रदान की है।
• सहयोग और संदेश सेवा (CAMS): यह सुविधा ईमेल, त्वरित संदेश और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग जैसी सुविधाओं के साथ सरकारी अधिकारियों के बीच सहयोग की सुविधा प्रदान करती है। उदाहरण के लिए: CAMS सुविधा ने कैबिनेट सचिवालय को महामारी के दौरान सुरक्षा पर कैबिनेट समिति की आभासी बैठकें आयोजित करने में सक्षम बनाया है।
• कार्मिक सूचना प्रबंधन प्रणाली (पीआईएमएस): यह सुविधा कुशल मानव संसाधन प्रबंधन को सक्षम करते हुए सरकारी कर्मियों के विवरण का प्रबंधन करती है। उदाहरण के लिए, PIMS सुविधा ने सरकारी कर्मचारियों के प्रदर्शन मूल्यांकन और पदोन्नति की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर दिया है।
• अवकाश प्रबंधन प्रणाली: यह सुविधा अवकाश के आवेदन और अनुमोदन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करती है। उदाहरण के लिए, अवकाश प्रबंधन प्रणाली ने सरकारी कर्मचारियों को छुट्टियाँ देने में होने वाली देरी और त्रुटियों को कम कर दिया है।
• टूर प्रबंधन प्रणाली: यह सुविधा आधिकारिक दौरों की प्रक्रिया को सरल बनाती है, जिसमें आवेदन करने से लेकर दौरे के खर्च का दावा करने तक शामिल है। उदाहरण के लिए, टूर मैनेजमेंट सिस्टम ने सरकारी कर्मचारियों द्वारा टूर प्रस्तावों और बिलों को भौतिक रूप से जमा करने की आवश्यकता को समाप्त कर दिया है।

पारदर्शिता, दक्षता और उत्पादकता को फिर से परिभाषित करना

पारदर्शिता:

• वास्तविक समय ट्रैकिंग: हितधारक वास्तविक समय में फाइलों और दस्तावेजों को ट्रैक कर सकते हैं, वर्तमान स्थिति और जिन अधिकारियों के माध्यम से यह हुआ है उन्हें समझ सकते हैं। उदाहरण के लिए: ई-ऑफिस पोर्टल उपयोगकर्ताओं को अपनी फाइलों और दस्तावेजों की स्थिति ऑनलाइन देखने की अनुमति देता है।
• सुलभ डेटा: सार्वजनिक डेटा अधिक सुलभ हो जाता है, जिससे नागरिकों के बीच विश्वास बढ़ता है। उदाहरण के लिए, भारत का राष्ट्रीय डेटा पोर्टल विभिन्न सरकारी विभागों और एजेंसियों के डेटा सेट को साझा करने और उन तक पहुंचने के लिए एक मंच प्रदान करता है।

क्षमता:

• एकीकृत प्लेटफ़ॉर्म: एक केंद्रीकृत प्रणाली न्यूनतम अतिरेक सुनिश्चित करती है और संसाधन उपयोग को अधिकतम करती है। उदाहरण के लिए: ई-ऑफिस ने विभिन्न एप्लिकेशन जैसे ईफाइल, केएमएस, सीएएमएस, पीआईएमएस, लीव मैनेजमेंट सिस्टम और टूर मैनेजमेंट सिस्टम को एक ही प्लेटफॉर्म में एकीकृत किया है।
• त्वरित संचार: सीएएमएस के साथ, संचार बाधाएं कम हो जाती हैं, जिससे तेजी से निर्णय लेना सुनिश्चित होता है। उदाहरण के लिए, CAMS ने रक्षा मंत्रालय को चीन के साथ सीमा गतिरोध के दौरान विभिन्न हितधारकों के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग करने में सक्षम बनाया है।

उत्पादकता:

• रिमोट एक्सेस: अधिकारियों को कहीं से भी फाइलों तक पहुंचने में सक्षम बनाता है, जिससे स्थान की परवाह किए बिना काम की निरंतरता सुनिश्चित होती है। उदाहरण के लिए, ईऑफिस ने वर्क फ्रॉम एनीव्हेयर पोर्टल का समर्थन किया है जो अधिकारियों को अपने लैपटॉप या मोबाइल उपकरणों का उपयोग करके दूर से काम करने की अनुमति देता है।
• बेहतर निगरानी: ई-ऑफिस प्रणाली किसी भी समय, कहीं भी सरकारी फाइलों और सूचनाओं तक पहुंच सुनिश्चित करती है। उदाहरण के लिए, ई-ऑफिस प्रणाली ने प्रधान मंत्री कार्यालय को दुनिया में कहीं से भी प्रमुख परियोजनाओं और पहलों की प्रगति की निगरानी करने में सक्षम बनाया है।

निष्कर्ष

ई-ऑफिस प्रणाली आधुनिक, कुशल और टिकाऊ शासन की दिशा में भारत की यात्रा में एक महत्वपूर्ण प्रगति का प्रतीक है। प्रौद्योगिकी का उपयोग करके, प्रणाली न केवल प्रक्रियात्मक दक्षता लाती है बल्कि पारदर्शी और जवाबदेह प्रशासन का मार्ग भी प्रशस्त करती है, जिससे सरकार और उसके नागरिकों के बीच गहरा विश्वास पैदा होता है।